ENTREPRENEURIAL ESSENTIAL_ TIMEMANAGEMENT

Elsa Carlot heeft een eigen kledinglijn die focust op positiviteit en duurzaamheid. Ze is student-ondernemer en soms vindt ze het moeilijk om de balans te bewaren tussen de twee. In de Permekebibliotheek in Antwerpen buigen zijzelf en twee andere straffe madammen zich over het vraagstuk rond tijd efficiënt indelen. Ellen Vandevyvere is een van hen: een echte experte als het over productiviteit gaat. Haar missie is om de productiviteit van ondernemers te verhogen, maar de werkdruk te verlagen. Margit Wuyts, startersadviseur bij VOKA – Kamer van Koophandel Antwerpen-Waasland, modereert het gesprek.

Elsa: “Toen ik zestien was, startte ik binnen de onderneming van mijn papa. Ik maakte een tekening op papier en wilde die graag op stof zien. Ik begon met één totebag voor mezelf, maar ging vrij snel voor anderen aan de slag. De boodschappen die op de kledij staan, zijn allemaal heel positief. Het is de bedoeling dat het lieve reminders zijn, zowel voor de mensen die de kledij dragen als de mensen die ze zien. Op dit moment heb ik vooral tijdens de vakanties tijd om te werken aan mijn onderneming. Maar als school weer begint, verlies ik die tijd. De combinatie van school en mijn bedrijf: dat vind ik moeilijk.”

Ellen: “Het is allereerst belangrijk om een oplijsting te maken van je taken, zowel binnen je onderneming als voor je schoolwerk. De taken van je onderneming doe je nu allemaal zelf. Je gaat ook weer naar school binnenkort, dus dan moet je rekening houden met projecten en taken. Die lijst je allemaal op, zodat je een objectieve blik op je taken krijgt. Dan ga je prioriteiten stellen. Dat gaat zorgen voor meer rust in je hoofd. Altijd pen en papier naast je hebben en zaken opschrijven voor je jezelf verliest in verschillende taken, is zo’n sterk punt. Of je meldingen uitzetten als je aan het werken bent, zodat je niet afgeleid wordt. Hoe heb je je zaak en je schoolwerk de afgelopen jaren gecombineerd?”

Elsa: “Tijdens corona ging dat vlot, want dan was alles online. Toen kon ik zelfs tijdens de lessen werken aan mijn onderneming. Vorig jaar probeerde ik meteen na school aan mijn onderneming te werken. Maar dit jaar heb ik enkele late dagen, dus dan is dat minder vanzelfsprekend.”

Ellen: “Onze hersenen houden ervan om dezelfde soort activiteiten te bundelen. Dus in plaats van eerst een order te verwerken, dan een post te maken voor sociale media en dan nog een beetje aan de website te werken, kan je beter bijvoorbeeld een langere tijd orders verwerken of eventueel een stock aanleggen, zodat het verwerken sneller gaat.”

Elsa: “Als er taken zijn die ik niet graag doe, dan gaan ze minder vlot. Zeker na school ben ik dan geneigd om andere dingen te gaan doen. Hoe kan ik dat verhelpen?”

Ellen: “Uitstellers zijn we allemaal. Je kan taken uitstellen omdat je ze niet graag doet, omdat je ze te goed wil doen of omdat je niet weet hoe je eraan moet beginnen. We zien vaak een enorme trap die we moeten beklimmen, terwijl we enkel de eerste trede moeten nemen. Vaak helpt het al om een inventaris te maken van de deeltaken die je nog moet doen. Of je neemt de vijfminutenregel: je start vijf minuten aan de taak. Ben je na vijf minuten nog steeds gedemotiveerd, dan mag je stoppen. Maar meestal blijf je dan wel bezig.”

Elsa: “Ik probeer tijd te maken voor mezelf en iets te doen wat ik zelf kies. Maar een gestructureerde agenda heb ik nu nog niet. Ik ben daar nog volop in aan het zoeken.”

Ellen: “Het belangrijkste is dat je een focusblok gaat creëren, een vast moment waarop je aan je bedrijf werkt en waar niks tussen mag komen. Op basis daarvan kan je opbouwen. Maar ook rustmomenten moet je inplannen. Rust is een essentieel puzzelstukje bij effectiviteit. Door minder te doen en selectief te zijn in wanneer je werkt en goed naar je energie te luisteren, krijg je meer gedaan op langere termijn. Het moet ook heel duidelijk zijn wanneer je klanten antwoord van jou zullen krijgen, of wanneer ze hun order kunnen verwachten. Dat kan bijvoorbeeld via je e-mailhandtekening of op je website. Door die transparante communicatie ga je jezelf niet pushen om tussentijds op e-mails te antwoorden of orders te checken.”

Elsa: “Op dit moment maak ik elke dag lijstjes, maar mijn to do’s raken nooit allemaal afgevinkt. Dat vind ik frustrerend.”

Ellen: “We hebben ook de neiging onszelf te overschatten. Wil je een goed gevoel hebben aan het einde van de dag, bepaal dan één prioriteit, en wees tevreden als je die hebt gehaald. Kijk ook eens rond voor een digitale planningstool, zodat je geen zaken vergeet en je iedere dag opnieuw het overzicht bewaart.”

“Definieer een tool waarin je je taken en ideeën gaat droppen. De app Braintoss is een van mijn favorieten. Je spreekt een boodschap in, de app transcribeert het en stuurt het je door via e-mail. Heel handig om je brein leeg te maken en je goede ideeën niet kwijt te raken.”

- Tip van Ellen

Boekentips van Ellen om meer te leren rond effectiviteit, productiviteit en timemanagement:

Getting things done – David Allen

Start finishing – Charlie Gilkey

Focus aan/uit – Mark Tigchelaar

Building a second brain – Tiago Forte

_____________________

TAKEOFFANTWERP_ is een initiatief van de Associatie Universiteit & Hogescholen Antwerpen, in samenwerking met stad Antwerpen, UAntwerpen, KdG Hogeschool, AP Hogeschool, Antwerp Maritime Academy (HZS), Voka - Kamer van Koophandel Antwerpen-Waasland en SINC. VLAIO ondersteunt dit ecosysteem. #jongondernemen