Ondernemen in de voorbereidende fase: hoe zit dat nu juist?

Vaak komt de vraag: “Wanneer moet ik eigenlijk officieel een ondernemingsnummer aanvragen? En mag ik al naar buiten komen met mijn idee? ”Het antwoord: ja, je kan al dingen doen in een voorbereidende fase, maar er zijn duidelijke spelregels.

Wanneer je je inschrijft via een erkend ondernemingsloket in België, krijg je een ondernemingsnummer: een uniek 10-cijferig nummer dat fungeert als het “rijksregisternummer” van jouw onderneming (éénmanszaak, vzw, bv, .... )

• Dit nummer wordt opgenomen in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO), een centrale databank beheerd door de FOD Economie.

• Het nummer moet voortaan vermeld worden op alle officiële documenten: facturen, offertes, bestelbonnen, briefwisseling en je website.

• Je ondernemingsnummer blijft hetzelfde, ook als je later van activiteit of rechtsvorm verandert.
  

Kort gezegd: zonder ondernemingsnummer besta je voor de wet nog niet als onderneming.

1) De voorbereidende fase (pre-startersfase)

Dit is de periode waarin je alles voorbereidt om te kunnen starten: businessplan schrijven, leveranciers contacteren, een merknaam bedenken, je website bouwen, misschien zelfs al een teaser op sociale media plaatsen. Goed om te weten: je hebt in deze fase nog geen ondernemingsnummer nodig, zolang je geen economische activiteit uitoefent.

2) De harde grens: economische activiteit

Van zodra je effectief start met je activiteit, moet je officieel ingeschreven zijn in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) en een ondernemingsnummer hebben.

Dat is het geval wanneer je bv.:

• een factuur uitreikt

• goederen of diensten verkoopt

• voorschotten of betalingen ontvangt

• een contract sluit waarbij je al prestaties levert

  
  

Vanaf dat moment: ondernemingsnummer verplicht.

3) De grijze zone

Tussen de voorbereidende fase en de effectieve start ligt een grijze zone.

• Mag wel: communiceren met een toekomstige handelsnaam, een teaserwebsite of socials met “in opstart” / “binnenkort beschikbaar”.

• Mag niet: betalingen aannemen, verkopen of facturen sturen zonder ondernemingsnummer.

Heel belangrijk: wees in deze fase altijd transparant. Maak duidelijk aan leveranciers, partners en klanten of je onderneming al officieel is opgestart of nog in oprichting is. Als je toch contracten afsluit vóór je officiële start, dan doe je dat in eigen naam (en dus ook met je eigen aansprakelijkheid als natuurlijk persoon). Dat kan later financiële en juridische gevolgen hebben.

4) Do’s & Don’ts

Do’s

• Plannen maken, leveranciers/partners contacteren

• Je domeinnaam registreren

• Een merk deponeren bij BOIP (bescherming vóór lancering)

• Transparant communiceren (“in opstart”, “binnenkort”)
  

Don’ts

• Facturen uitreiken zonder ondernemingsnummer

• Bestellingen of voorschotten aannemen zonder inschrijving

• Doen alsof je al operationeel bent terwijl dat niet zo is

  
  

5) Slimme keuze: nu al inschrijven?

Wil je 100% zeker spelen? Start dan nu al officieel als student-zelfstandige. Je hebt dan meteen je ondernemingsnummer en mag zonder zorgen commercieel handelen. Zit je nog diep in de voorbereiding, dan kan wachten ook maar ... kies geïnformeerd.

6) Niet vergeten: bescherming van je idee en naam

• Merknaam: registreer bij BOIP voor sterke juridische bescherming.

• Handelsnaam: bescherming ontstaat vooral door effectief gebruik in de markt.

• Domeinnaam: leg tijdig vast.

• Ideeën: een idee op zich is niet beschermd; enkel de concrete uitwerking (logo, tekst, ontwerp) kan auteursrechtelijk beschermd zijn. Maar soms is het echter nuttig om te kunnen aantonen dat jouw idee op een bepaald moment al bestond, bijvoorbeeld wanneer een conflict ontstaat met een (potentiële) partner en je wilt bewijzen dat jij eerder was. Een idee vastleggen kan daarom verstandig zijn (bv. door een gedateerde schets of document te bewaren, een i-Depot bij BOIP neer te leggen of afspraken vast te leggen in een NDA).

Takeaway voor onze student-ondernemers :

• Voorbereidende fase = plannen maken, geen ondernemingsnummer nodig.

• Economische activiteit = altijd ondernemingsnummer nodig.

• Grijze zone = transparant communiceren en geen betalingen/facturen.

• Bescherming = regel merk/domein/ NDA’s tijdig.

  
  

__

Dit artikel is met de grootste zorg opgesteld en weerspiegelt de stand van zaken op 2 oktober 2025. Het is bedoeld als praktische gids en geen juridisch advies. We publiceren dit louter om een problematiek aan te kaarten en benadrukken dat voor elke concrete vraag binnen ons ecosysteem er steeds een expert beschikbaar is die case per case kan bekijken. Aanvullingen of correcties zijn welkom via mathias.mallentjer@uantwerpen.be